現(xiàn)行業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告五金制品有限公司 AP 應(yīng)付帳ContentsDocument Control................................................................................................................................. ii背景資料................................................................................................................................................... 1業(yè)務(wù)概況........................................................................................................................................... 1文檔內(nèi)容........................................................................................................................................... 1供給商治理............................................................................................................................................... 3供給商維護(hù)....................................................................................................................................... 3供給商編碼....................................................................................................................................... 3供給商信貸額度.............................................................................................................................. 3供給商審批/分類/付款期限........................................................................................................ 3應(yīng)付發(fā)票治理........................................................................................................................................... 4一般采購(gòu)發(fā)票................................................................................................................................... 5進(jìn)口采購(gòu)發(fā)票................................................................................................................................... 8零星業(yè)務(wù)發(fā)票和應(yīng)付單據(jù)........................................................................................................... 10紅字發(fā)票......................................................................................................................................... 12費(fèi)用報(bào)銷治理........................................................................................................................................ 13預(yù)付款治理............................................................................................................................................. 14預(yù)付款申請(qǐng)和核銷........................................................................................................................ 15付款治理................................................................................................................................................. 16銀行帳戶信息................................................................................................................................ 16付款條件......................................................................................................................................... 16 付款方法......................................................................................................................................... 16應(yīng)付報(bào)表和查詢.................................................................................................................................... 18現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程分析................................................................................................................................ 19要害需求......................................................................................................................................... 19要害流程改進(jìn)分析........................................................................................................................ 19實(shí)施難點(diǎn)......................................................................................................................................... 19背景資料u;;;;本文檔來(lái)源于2000年11月27日至12月08日漢得公司Oracle實(shí)施顧問(wèn)對(duì)于東莞????制品有限公司及其相關(guān)LKM集團(tuán)成員企業(yè)進(jìn)行調(diào)研的結(jié)果。u;;;;本文檔將作為????公司實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)付模塊的基礎(chǔ)文檔，并作為L(zhǎng)KM其他成員企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)付模塊的參考文檔。u;;;;鑒于LKM在東莞 組織關(guān)系的復(fù)雜性，除非凡說(shuō)明外，本文檔提到的東莞??均表示東莞????制品有限公司。u;;;;??集團(tuán)的企業(yè)組成和各子公司的簡(jiǎn)稱使用總帳調(diào)研報(bào)告資料。u;;;;本報(bào)告使用總帳調(diào)研報(bào)告的財(cái)務(wù)公共約束性信息。u;;;;調(diào)研時(shí)以東莞??，河源??和????為例，報(bào)告適用于??集團(tuán)成員。u;;;;本調(diào)研報(bào)告為L(zhǎng)KM和D.Z.HAND雙方共同擁有。業(yè)務(wù)概況u;;;;目前東莞??的所有業(yè)務(wù)全部在總賬中進(jìn)行核算和治理 ，不存在其他子帳系統(tǒng)，河源??則設(shè)有應(yīng)付帳子帳，兩家公司所有業(yè)務(wù)處理均采用手工操作。u;;;;????和??鋼材設(shè)有應(yīng)付帳子帳，采用稱為MRP的電腦記帳系統(tǒng)，并與采購(gòu)系統(tǒng)集成應(yīng)用。u;;;;東莞??和河源??，????和??鋼材的應(yīng)付款主要由會(huì)計(jì)部進(jìn)行治理，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)供給商治理。u;;;;目前東莞??和河源??的應(yīng)付款業(yè)務(wù)在很大程度上實(shí)行現(xiàn)金收付制核算。u;;;;東莞??和河源??目前沒有專門的會(huì)計(jì)人員來(lái)處理應(yīng)付款有關(guān)的財(cái)務(wù)核算。u;;;;????和??鋼材有專門的會(huì)計(jì)人員處理應(yīng)付帳，在香港進(jìn)行，供給商的治理也是由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。文檔內(nèi)容本文檔是對(duì)于東莞??/河源??/????/??鋼材的應(yīng)付業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)研的結(jié)果，參考了??集團(tuán)其他成員企業(yè)的業(yè)務(wù)情況，主要包括以下內(nèi)容：u;;;;供給商治理u;;;;應(yīng)付發(fā)票治理u;;;;費(fèi)用報(bào)銷治理u;;;;預(yù)付款治理u;;;;付款治理u;;;;應(yīng)付報(bào)表和查詢供給商治理東莞??和源??的供給商統(tǒng)一由采購(gòu)部進(jìn)行治理，采購(gòu)部其實(shí)是集團(tuán)公司的部門，代表各家??公司行使采購(gòu)職能，會(huì)計(jì)部使用與采購(gòu)部提供相同的供給商編碼和名稱，只是記錄供給商的主要資料，并不參與對(duì)供給商的開發(fā)工作中去，現(xiàn)在的供給商主要提供生產(chǎn)輔助材料和維修備件，主要的生產(chǎn)原材料鋼材由????和??鋼材負(fù)責(zé)供給，相當(dāng)部分的供給商是一次性交易的供給商，相對(duì)固定的國(guó)內(nèi)供給商有20多家，尚沒有形成統(tǒng)一的供給商治理制度文件。河源??有較多的主要原材料國(guó)內(nèi)供給商，東莞 ??今后也預(yù)備開發(fā)更多的國(guó)內(nèi)主要原材料供給商。????和??鋼材，主要負(fù)責(zé)國(guó)外鋼材采購(gòu)工作，再轉(zhuǎn)銷給國(guó)內(nèi)的??子公司，供給商日常治理工作由采購(gòu)部負(fù)責(zé)，但對(duì)供給商的開發(fā)主要由公司董事負(fù)責(zé)。有關(guān)供給商治理的具體資料需參閱采購(gòu)調(diào)研報(bào)告。 供給商維護(hù)東莞??，河源??，????和??鋼材由采購(gòu)部收集整理供給商資料，會(huì)計(jì)部不作維護(hù)，對(duì)于如供給商取消，合并等工作目前還沒有處理規(guī)定。供給商編碼東莞??和河源??的供給商編碼是由采購(gòu)部決定，并沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則。供給商信貸額度國(guó)內(nèi)??采購(gòu)時(shí)沒有使用信貸額度控制。????和??鋼材有一些不太成熟的控制方法。供給商審批/分類/付款期限主要的供給商由公司董事審批。由于鋼材采購(gòu)周期很長(zhǎng)，往往采用預(yù)付款方式結(jié)算，一些相對(duì)固定的供給商采用周結(jié)或月結(jié)，還有很多一次性交易的供給商采用現(xiàn)金結(jié)算。應(yīng)付發(fā)票治理目前供給商開來(lái)的發(fā)票首先提交給采購(gòu)部，采購(gòu)部門在收到供給商發(fā)票并進(jìn)行核對(duì)，提交有關(guān)部門經(jīng)理或者總經(jīng)理審批后，預(yù)備付款申請(qǐng)書，會(huì)計(jì)部門根據(jù)付款申請(qǐng)書，與有關(guān)合同，送貨單和入庫(kù)單等單據(jù)和憑證進(jìn)行核對(duì)審批后，安排出納預(yù)備資金。采購(gòu)中假如出現(xiàn)了運(yùn)費(fèi)和雜費(fèi)，則供給商一般要么分開成幾張發(fā)票，要么在一張發(fā)票上通過(guò)貨物價(jià)格來(lái)處理，或由其他船運(yùn)公司開出運(yùn)費(fèi)發(fā)票，沒有出現(xiàn)一張發(fā)票上既有材料成本又有運(yùn)雜費(fèi)的情況。由于目前東莞??仍然是增值稅的小規(guī)模納稅人，收到的供給商發(fā)票上的增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額是無(wú)法抵扣的，所以發(fā)票上假如注明了增值稅額，那么也是把該金額記入采購(gòu)的物資成本中的；而河源??為一般納稅人，可以抵扣增值稅的進(jìn)項(xiàng)稅額，所以在帳務(wù)上是把增值稅單獨(dú)列支的。一般情況下會(huì)計(jì)部門在收到供給商發(fā)票無(wú)誤后就會(huì)立即付款，所以需要根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際編制付款單據(jù)。分錄如下：借：庫(kù)存物資或者其他科目 貸：現(xiàn)金或者銀行存款目前在應(yīng)付帳款科目上也沒有供給商信息，對(duì)于國(guó)內(nèi)供給商都沒有記入應(yīng)付帳款科目進(jìn)行負(fù)債核算，隨著國(guó)內(nèi)供給商的增多，會(huì)開設(shè)應(yīng)付帳明細(xì)帳。一般情況下，東莞??和河源??，以及????和??鋼材大量采用的是預(yù)付貨款的辦法，在收到供給商貨物之前先預(yù)付全部或者部分貨款，供給商發(fā)來(lái)貨物并提供發(fā)票后，會(huì)計(jì)部門根據(jù)該供給商原有的預(yù)付貨款的情況與發(fā)票進(jìn)行核銷。付預(yù)付款時(shí)分錄如下：借：預(yù)付款 貸：現(xiàn)金或者銀行存款收到供給商發(fā)票進(jìn)行核銷時(shí)分錄如下：借：庫(kù)存物資或者其他科目 貸：預(yù)付款東莞??和河源??，以及????和??鋼材一般是在收到供給商發(fā)票的當(dāng)前會(huì)計(jì)期間進(jìn)行帳務(wù)處理。在極少數(shù)情況下，對(duì)于部分發(fā)票暫時(shí)不會(huì)進(jìn)行帳務(wù)處理和付款操作，等到要預(yù)備付款單據(jù)時(shí)才在總帳中進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，所以部分發(fā)票輸入總帳的會(huì)計(jì)期間可能會(huì)與收到發(fā)票的會(huì)計(jì)期間不一致。一般采購(gòu)發(fā)票一般采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)流程圖一般采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)流程說(shuō)明順序號(hào)業(yè) 務(wù) 流 程業(yè); 務(wù); 操; 作; 描; 述1整理送貨單月末采購(gòu)員整理各有關(guān)供給商的送貨單，加總當(dāng)月應(yīng)付各供給商余額并與供給商進(jìn)行電話或者傳真核對(duì)。2供給商開來(lái)發(fā)票供給商與采購(gòu)員對(duì)帳相符后根據(jù)采購(gòu)員通知和當(dāng)月累計(jì)送貨單數(shù)量和金額開發(fā)票，并把發(fā)票交給采購(gòu)員。3采購(gòu)單據(jù)核對(duì)采購(gòu)員收到供給商交來(lái)的發(fā)票后，整理原來(lái)的采購(gòu)定單/合同/送貨單/入庫(kù)單等有關(guān)單據(jù)，并進(jìn)行核對(duì)和檢查。4實(shí)際發(fā)票簽字審批采購(gòu)員收到供給商發(fā)票后，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)流程和有關(guān)職責(zé)分工，依次由采購(gòu)員，采購(gòu)經(jīng)理，庫(kù)存治理員，庫(kù)存經(jīng)理和總經(jīng)理等有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行確認(rèn)，非凡是其中要求庫(kù)存治理員一定要根據(jù)采購(gòu)物品的種類決定是否還需要進(jìn)行驗(yàn)收才能對(duì)發(fā)票進(jìn)行付款，并且對(duì)需要驗(yàn)收的在發(fā)票上注明已驗(yàn)收通過(guò)。5付款申請(qǐng)采購(gòu)部門根據(jù)收到的供給商發(fā)票和有關(guān)合同條款，確認(rèn)對(duì)供給商的付款條件，付款方法和付款金額等有關(guān)信息，繕制付款申請(qǐng)書。6發(fā)票提交發(fā)票經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批和倉(cāng)管確認(rèn)后，和付款申請(qǐng)書一起提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。7會(huì)計(jì)審核財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)部門提交的發(fā)票和付款申請(qǐng)書后，根據(jù)付款申請(qǐng)書的內(nèi)容審核發(fā)票的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。8發(fā)票匹配發(fā)票經(jīng)審核通過(guò)后，會(huì)計(jì)人員將采購(gòu)部門提供的合同/采購(gòu)定單和發(fā)票進(jìn)行匹配，并檢查庫(kù)存治理部門的送貨單，保證庫(kù)存治理部門已經(jīng)收到發(fā)票對(duì)應(yīng)的所有貨物，對(duì)于需要檢驗(yàn)的還需要確認(rèn)該發(fā)票對(duì)應(yīng)貨物已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)。9記帳財(cái)務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票審核和匹配無(wú)誤后，直接在總帳中記錄有關(guān)應(yīng)付帳款科目的信息。10預(yù)備付款會(huì)計(jì)部門根據(jù)付款申請(qǐng)書的內(nèi)容和有關(guān)資金情況，安排出納預(yù)備資金并繕制付款憑證。一般采購(gòu)發(fā)票治理u;;;;沒有書面的供給商發(fā)票業(yè)務(wù)處理流程。u;;;;財(cái)務(wù)部門對(duì)于應(yīng)付帳款的付款期限沒有進(jìn)行跟蹤。u;;;;;在采購(gòu)定單完成時(shí)，采購(gòu)部門沒有提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金安排，所以財(cái)務(wù)部門無(wú)法進(jìn)行采購(gòu)資金支出的猜測(cè)和計(jì)劃。原來(lái)有一份“預(yù)備資金申請(qǐng)表”，但由于采購(gòu)部門提供的信息不夠及時(shí)準(zhǔn)確，有時(shí)是等到要付款了才提交預(yù)備資金申請(qǐng)，資金控制作用很弱，所以后來(lái)取消了。u;;;;對(duì)于辦公設(shè)備和生產(chǎn)設(shè)備如電腦等需要先進(jìn)行檢驗(yàn)通過(guò)并在入庫(kù)單上注明已驗(yàn)收，才能進(jìn)行該項(xiàng)定單的發(fā)票匹配；其他如辦公家具等則不需要進(jìn)行檢驗(yàn)，已接收的情況下都可以進(jìn)行定單和發(fā)票的匹配。 u;;;;對(duì)于東莞??的發(fā)票有折扣出現(xiàn)，實(shí)際業(yè)務(wù)中一般是直接按照打折后的金額在總帳中進(jìn)行帳務(wù)處理，并進(jìn)行付款。u;;;;一般而言，發(fā)票金額和定單金額完全一致，出現(xiàn)極少數(shù)不一致的情況需要說(shuō)明情況，并且只能是發(fā)票金額小于定單金額，不能是定單金額小于發(fā)票金額。u;;;;對(duì)于發(fā)票和定單/合同，入庫(kù)/驗(yàn)收的匹配沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，河源??相對(duì)執(zhí)行得比較好，而東莞??則執(zhí)行得較為松散。u;;;;由于會(huì)計(jì)部門基本上是在對(duì)發(fā)票完成審核并且預(yù)備進(jìn)行付款時(shí)才在總帳中登錄有關(guān)的財(cái)務(wù)信息，所以目前沒有發(fā)票掛起的情況，對(duì)于有問(wèn)題的發(fā)票一般是直接由采購(gòu)部門找供給商協(xié)商解決，此前財(cái)務(wù)部門不進(jìn)行帳務(wù)處理。u;;;;目前東莞??的國(guó)內(nèi)采購(gòu)，和河源/上海/廣州??一樣，供給商一般是開發(fā)票給河源??公司，原材料成本全部由河源承擔(dān)，對(duì)于原材料部分調(diào)往其他公司的不需要進(jìn)行帳務(wù)核算，但是采購(gòu)定單上的目的地可能會(huì)是東莞或者河源/上海/廣州；但運(yùn)費(fèi)發(fā)票有開往東莞??的情況，東莞??憑供給商運(yùn)費(fèi)發(fā)票入帳，記錄的貸方為應(yīng)收香港??款，出現(xiàn)法人實(shí)體混淆的情況。u;;;;采購(gòu)定單上的幣種和發(fā)票幣種及付款幣種完全一致，沒有出現(xiàn)過(guò)跨幣種發(fā)票和定單匹配的情況。u;;;;目前東莞??存在比較多的供給商和客戶為同一公司的情況，主要是????，希望在將來(lái)的業(yè)務(wù)中對(duì)于同一公司的應(yīng)收款和應(yīng)付款能進(jìn)行抵消。u;;;;東莞??日常業(yè)務(wù)中存在著水電費(fèi)，電話費(fèi)，各種行政事業(yè)性收費(fèi)，治理費(fèi)等在每個(gè)月中或者一定期間經(jīng)常重復(fù)發(fā)生的發(fā)票業(yè)務(wù)，目前的處理方法是每次拿到有關(guān)發(fā)票或者其他付款單據(jù)時(shí)由會(huì)計(jì)人員按照實(shí)際業(yè)務(wù)情況手工處理，希望能提供簡(jiǎn)便快捷的方式批量處理。u;;;;????和??鋼材在收到發(fā)票后，會(huì)對(duì)采購(gòu)數(shù)，入倉(cāng)數(shù)和發(fā)票數(shù)進(jìn)行比較。發(fā)票需要經(jīng)過(guò)審批后才到財(cái)務(wù)部門記帳。進(jìn)口采購(gòu)發(fā)票進(jìn)口采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)流程圖進(jìn)口采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)流程說(shuō)明順序號(hào)業(yè) 務(wù) 流 程業(yè); 務(wù); 操; 作; 描; 述1簽定合同目前東莞/河源/上海/廣州??主要的原材料和機(jī)器設(shè)備的進(jìn)口全部是通過(guò)????和??鋼材來(lái)進(jìn)行的，一般由香港??根據(jù)業(yè)務(wù)需要，主動(dòng)從香港等地采購(gòu)鋼材后，作為銷售轉(zhuǎn)給國(guó)內(nèi)??。2報(bào)關(guān)香港??采購(gòu)?fù)瓿珊螅凿N售的形式轉(zhuǎn)給東莞??，由于涉及到香港和大陸兩家公司間的貿(mào)易往來(lái)，對(duì)大陸而言是一種進(jìn)口貿(mào)易，所以需要向海關(guān)申報(bào)。3驗(yàn)收入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)根據(jù)報(bào)關(guān)單的信息進(jìn)行接收，對(duì)于采購(gòu)的原材料和機(jī)器設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)入庫(kù)治理。4報(bào)關(guān)單提交會(huì)計(jì)部門報(bào)關(guān)組根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)流程和有關(guān)職責(zé)分工，依次由報(bào)關(guān)人員，庫(kù)存治理員，庫(kù)存經(jīng)理和總經(jīng)理等有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行確認(rèn)，非凡是其中要求庫(kù)存治理員一定要根據(jù)采購(gòu)物品的種類決定是否還需要進(jìn)行驗(yàn)收才能付款，并且對(duì)需要驗(yàn)收的注明已驗(yàn)收通過(guò)。報(bào)關(guān)單經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批和倉(cāng)管確認(rèn)后，根據(jù)香港??會(huì)計(jì)的有關(guān)通知提交給東莞??財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。5會(huì)計(jì)審核財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)部門提交的報(bào)關(guān)單后，根據(jù)報(bào)關(guān)單的內(nèi)容審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。6匹配報(bào)關(guān)單經(jīng)審核通過(guò)后，會(huì)計(jì)人員將有關(guān)部門提供的合同或采購(gòu)定單和報(bào)關(guān)單進(jìn)行匹配，并檢查庫(kù)存治理部門的入庫(kù)單，保證庫(kù)存治理部門已經(jīng)收到發(fā)票對(duì)應(yīng)的所有貨物，對(duì)于需要檢驗(yàn)的還需要確認(rèn)該發(fā)票對(duì)應(yīng)貨物已經(jīng)驗(yàn)收合格入庫(kù)。7記帳財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)關(guān)單審核和匹配無(wú)誤后，直接在總帳中記錄有關(guān)應(yīng)付帳款科目和內(nèi)部往來(lái)的信息。8資金安排會(huì)計(jì)部門根據(jù)有關(guān)資金情況和香港會(huì)計(jì)的資金安排，出納預(yù)備資金進(jìn)口采購(gòu)發(fā)票治理u;;;;對(duì)于進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)，由于是集團(tuán)公司內(nèi)部采購(gòu)，沒有真實(shí)的發(fā)票，目前都是根據(jù)報(bào)關(guān)單進(jìn)行帳務(wù)處理。u;;;;對(duì)于東莞??和河源??而言，其進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)只有二個(gè)供給商，即??鋼材和????，報(bào)關(guān)單貨幣也只有港幣一種。一般情況下，不需要立即進(jìn)行貨款結(jié)清處理，東莞??和河源??把債務(wù)記入其他應(yīng)付款（香港??）科目。u;;;;目前東莞??從香港??的進(jìn)口采購(gòu)實(shí)際上可能包括了??集團(tuán)所有國(guó)內(nèi)成員企業(yè)的原材料進(jìn)口，原材料成本全部由東莞??承擔(dān)，對(duì)于原材料部分調(diào)往其他公司的不需要進(jìn)行帳務(wù)核算，但是采購(gòu)定單上的目的地可能會(huì)是東莞或者河源/上海/廣州，同樣出現(xiàn)法人實(shí)體混淆的情況。u;;;;進(jìn)口采購(gòu)涉及到關(guān)稅的問(wèn)題。目前因?yàn)闁|莞??從法律上來(lái)說(shuō)是一家產(chǎn)品100%出口的外向型企業(yè)，所以它所以進(jìn)口的原材料都可以免征關(guān)稅。在國(guó)內(nèi)轉(zhuǎn)銷的部份由報(bào)關(guān)組辦理轉(zhuǎn)廠核銷手續(xù)。u;;;;報(bào)關(guān)組和會(huì)計(jì)部存在協(xié)調(diào)不充分的問(wèn)題，出現(xiàn)了報(bào)關(guān)單傳遞上的延誤之類的情況。u;;;;進(jìn)口業(yè)務(wù)同樣存在著缺乏明確的流程規(guī)范的問(wèn)題，非凡是對(duì)于有關(guān)報(bào)關(guān)單據(jù)和實(shí)際物流的匹配和核對(duì)的操作缺乏強(qiáng)制性和規(guī)范性。零星業(yè)務(wù)發(fā)票和應(yīng)付單據(jù)u;;;;除了采購(gòu)業(yè)務(wù)的應(yīng)付帳款外，在東莞??和河源??的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中還存在大量的其他零星發(fā)票和應(yīng)付款的有關(guān)單據(jù)，這些發(fā)票和單據(jù)的存在也是企業(yè)負(fù)債的一部分。 u;;;;工資。工資的核算較為復(fù)雜，有專人負(fù)責(zé)核算，目前正在開發(fā)一套考勤軟件系統(tǒng)來(lái)治理。u;;;;稅。目前東莞??是小規(guī)模納稅人，所以其增值稅是不區(qū)分進(jìn)項(xiàng)稅和銷項(xiàng)稅的，而河源則是一般納稅人，增值稅要區(qū)分進(jìn)項(xiàng)稅和銷項(xiàng)稅，因此在采購(gòu)和銷售時(shí)都會(huì)大量使用到，業(yè)務(wù)較為頻繁，在應(yīng)付款中進(jìn)行治理有一定的難度。u;;;;雜項(xiàng)支出。采購(gòu)組經(jīng)常有零星采購(gòu)（現(xiàn)金支付），經(jīng)常是一個(gè)采購(gòu)員先借款，后報(bào)銷多張雜項(xiàng)發(fā)票（也包括收據(jù)等白條）的形式，但是東莞??規(guī)定員工借款的還款期限是14天（河源??為3天），假如逾期未還款的要罰款。采購(gòu)員借款時(shí)記入其他應(yīng)收款科目，一般不答應(yīng)有周轉(zhuǎn)金。u;;;;水電費(fèi)。目前東莞??支付水電費(fèi)等是直接在總帳中進(jìn)行費(fèi)用支出。但是河源??是一般納稅人，它所繳納的水費(fèi)和電費(fèi)都有增值稅發(fā)票，水費(fèi)按6%作為進(jìn)項(xiàng)稅額進(jìn)行抵扣，電費(fèi)則是按照17%進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。u;;;;銀行貸款利息。目前東莞??（代河源??）在花旗銀行深圳分行有貸款業(yè)務(wù)，需按季度支付貸款利息，但是由于貸款當(dāng)事人沒有交接清楚，并且相距較遠(yuǎn)，長(zhǎng)期無(wú)法取得貸款利息回單，支付的利息無(wú)法進(jìn)行核對(duì)。u;;;;電話費(fèi)。存在東莞??代河源??支付電話費(fèi)的情況，雙方都不記錄內(nèi)部往來(lái)的應(yīng)收/應(yīng)付信息。采購(gòu)員雜項(xiàng)采購(gòu)流程采購(gòu)員雜項(xiàng)采購(gòu)流程說(shuō)明順序號(hào)業(yè) 務(wù) 流 程業(yè); 務(wù); 操; 作; 描; 述1借款申請(qǐng)采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的需要提出借款申請(qǐng)2借款審批采購(gòu)員提出借款申請(qǐng)后，其上級(jí)主管和部門經(jīng)理，總經(jīng)理根據(jù)借款申請(qǐng)核定借款金額并進(jìn)行審批3借款采購(gòu)員將審批過(guò)的借款申請(qǐng)?zhí)峤回?cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核后進(jìn)行帳務(wù)處理，出納支付現(xiàn)金。4發(fā)票審批采購(gòu)員用現(xiàn)金進(jìn)行雜項(xiàng)采購(gòu)支付后，到一定期限整理供給商發(fā)票，交采購(gòu)主管，經(jīng)理，總經(jīng)理審批。5提交發(fā)票采購(gòu)員把已審批的發(fā)票遞交財(cái)務(wù)部門。6會(huì)計(jì)審核財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)員提交的發(fā)票后，審核發(fā)票的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，并且找到該采購(gòu)員借款的有關(guān)記錄進(jìn)行比較。7報(bào)賬財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票無(wú)誤后，根據(jù)采購(gòu)員借款的數(shù)額和發(fā)票報(bào)賬的數(shù)額進(jìn)行比較后收回剩余借款，或者補(bǔ)足采購(gòu)員墊付的金額。紅字發(fā)票u;;;;目前東莞??和河源??的業(yè)務(wù)中存在供給商紅字發(fā)票處理。u;;;;供給商開來(lái)發(fā)票后，在出現(xiàn)退貨處理的時(shí)候，假如沒有對(duì)發(fā)票進(jìn)行帳務(wù)處理，則可以直接將原始發(fā)票退還給供給商，在總賬帳務(wù)中不需要反映這種調(diào)整；假如是在當(dāng)期進(jìn)行了帳務(wù)處理，則可以直接在總賬中取消原發(fā)票；假如已經(jīng)在以前的會(huì)計(jì)期間對(duì)發(fā)票進(jìn)行帳務(wù)處理，則需要供給商開來(lái)紅字發(fā)票對(duì)原來(lái)的發(fā)票進(jìn)行對(duì)沖。假如供給商開來(lái)的是增值稅發(fā)票，并已送稅局抵扣，則需要從本地稅務(wù)機(jī)關(guān)得到一份證實(shí)交給供給商才可以開紅字發(fā)票，實(shí)際操作比較復(fù)雜。u;;;;收到供給商紅字發(fā)票后要與原來(lái)的藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于河源??這樣的增值稅一般納稅人而言，還需要將發(fā)票上的進(jìn)項(xiàng)稅額進(jìn)行沖消。費(fèi)用報(bào)銷治理u;;;;東莞??的費(fèi)用報(bào)銷統(tǒng)一集中在財(cái)務(wù)部門在總帳中進(jìn)行治理。u;;;;目前沒有書面統(tǒng)一的員工費(fèi)用報(bào)銷流程和明確的審批權(quán)限。u;;;;東莞??日常主要的員工費(fèi)用報(bào)銷集中在車隊(duì)司機(jī)送貨或者其他業(yè)務(wù)中的路橋費(fèi)，加油費(fèi)，誤餐費(fèi)和其他差旅費(fèi)用。費(fèi)用報(bào)銷治理流程預(yù)付款治理東莞??河源??，????和??鋼材對(duì)供給商的預(yù)付款較多，主要包括預(yù)付貨款，也存在一部分工程預(yù)付款。預(yù)付款治理流程預(yù)付款申請(qǐng)和核銷u;;對(duì)供給商的預(yù)付款由采購(gòu)部門進(jìn)行申請(qǐng)。u;;預(yù)付款由采購(gòu)部門進(jìn)行治理和跟蹤，對(duì)于預(yù)付款付出后，供給商長(zhǎng)期未送貨或者發(fā)票長(zhǎng)期未到的情況，一般由采購(gòu)員與供給商聯(lián)系。u;;一般而言對(duì)同一個(gè)供給商只答應(yīng)有一筆預(yù)付款。u;;預(yù)付款都是在供給商發(fā)票到來(lái)之前支付的，在收到供給商發(fā)票時(shí)要與其預(yù)付款進(jìn)行核銷，一般而言所預(yù)付款在進(jìn)行核銷之后還有余額部分的，由供給商退回。假如對(duì)該供給商還要繼續(xù)采購(gòu)需要預(yù)付貨款的，則重新申請(qǐng)預(yù)付款，重新審批并支付預(yù)付款。u;;目前財(cái)務(wù)部門對(duì)于預(yù)付款沒有進(jìn)行跟蹤，所以對(duì)于供給商的查詢是無(wú)法進(jìn)行的，只有采購(gòu)部門才把握了這部分信息。u;;目前對(duì)于各個(gè)供給商的預(yù)付款是否有最高限額，財(cái)務(wù)部門也不清楚。付款治理 東莞??和河源??涉及到付款的日常業(yè)務(wù)由會(huì)計(jì)部出納負(fù)責(zé)資金治理和現(xiàn)金/銀行存款收付。付款的帳務(wù)由會(huì)計(jì)部總帳會(huì)計(jì)直接在總帳中進(jìn)行核算，同時(shí)出納會(huì)在現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳上登錄，并與總帳科目進(jìn)行核對(duì)和調(diào)整。目前東莞??的日常付款操作中銀行付款憑證需要董事簽發(fā)。對(duì)同一供給商的不同發(fā)票存在集中進(jìn)行一次性支付的做法。????和??鋼材的付款治理使用MRP應(yīng)付款系統(tǒng)進(jìn)行。銀行帳戶信息u;;;;東莞??和河源??的開戶銀行相對(duì)比較集中，東莞??只有中國(guó)銀行，工商銀行等；其他河源/上海/廣州等地公司的開戶銀行一般也不超過(guò)5家。u;;;;銀行帳戶比較少，東莞/河源等公司各安閑同一家銀行的帳戶一般不超過(guò)3個(gè)，一般帳戶既可以用來(lái)付款也可以用來(lái)收款。u;;;;一般帳戶都可以用來(lái)做日常業(yè)務(wù)付款用，即是清算銀行，但是現(xiàn)金支付只能從基本戶中支出。u;;;;對(duì)于已退貨或者已取消的發(fā)票付款，假如實(shí)際業(yè)務(wù)操作中已經(jīng)把款項(xiàng)劃撥到供給商帳戶，可以要求供給商退回貨款，收款行即為原付款行。u;;;;一般付款的銀行單據(jù)有編號(hào)，但是不同銀行單據(jù)的編號(hào)可能相同，即使是同一銀行的不同付款單據(jù)，編號(hào)也可能相同。銀行收款單據(jù)經(jīng)常沒有編號(hào)。。付款條件 u;;;;;東莞??和河源??對(duì)于不同的供給商有不同的付款條件，目前對(duì)大部分采取月結(jié)的方式，即每月匯總供給商的送貨單，通知供給商開來(lái)發(fā)票后會(huì)計(jì)部門根據(jù)發(fā)票金額付款。由于實(shí)際上一般是收到客戶發(fā)票就付款，并在總帳中進(jìn)行帳務(wù)處理，所以在財(cái)務(wù)上無(wú)法體現(xiàn)按月進(jìn)行發(fā)票付款的特點(diǎn)，而是立即付款的居多。u;;;;;目前東莞??和河源??的付款治理中實(shí)際不區(qū)分付款的優(yōu)先級(jí)，發(fā)票一般按照交到財(cái)務(wù)部門的先后順序進(jìn)行付款治理。u;;;;;目前國(guó)內(nèi)??的付款中供給商一般沒有給予提前付款的折扣。付款方法u;;;目前東莞??付款方法包括現(xiàn)金，支票和電匯三種主要的方法。u;;;出納負(fù)責(zé)現(xiàn)金的治理并開支票和電匯憑證。u;;;支票和電匯憑證需經(jīng)董事簽字才可以用于對(duì)外付款。應(yīng)付報(bào)表和查詢目前因?yàn)闁|莞??和河源??所有的日常應(yīng)付業(yè)務(wù)都在總帳中進(jìn)行核算和治理，所以沒有單獨(dú)的應(yīng)付子模塊，無(wú)法完成獨(dú)立的應(yīng)付報(bào)表的編制生成工作，財(cái)務(wù)能夠提供的報(bào)表功能較少。目前東莞??沒有形成完整的明確的應(yīng)付報(bào)表需求。沒有進(jìn)行發(fā)票帳齡分析，也沒有明確的發(fā)票帳齡分期。目前查詢應(yīng)付未付某供給商的余額，由于在發(fā)票提交財(cái)務(wù)部門前，財(cái)務(wù)部門無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在發(fā)票提交財(cái)務(wù)部門后，一般財(cái)務(wù)部門已經(jīng)對(duì)其進(jìn)行付款，所以財(cái)務(wù)部門無(wú)法提供準(zhǔn)確的供給商余額信息。供給商帳務(wù)的核對(duì)由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)，采購(gòu)部門依據(jù)的是供給商交來(lái)的發(fā)票或者還沒有交來(lái)發(fā)票的送貨單/入庫(kù)單。????和??鋼材使用MRP系統(tǒng)治理應(yīng)付業(yè)務(wù)，可以產(chǎn)生按需要使用的報(bào)表，報(bào)表經(jīng)常要在ExcelL上進(jìn)行加工。現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程分析現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程分析是在業(yè)務(wù)調(diào)研的基礎(chǔ)上，了解客戶需求，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，對(duì)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)明的分析，可以作為ERP系統(tǒng)實(shí)施的參考。要害需求u;;;;建立一套適合??業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀和未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展需要的應(yīng)付款子帳系統(tǒng)，將大量的應(yīng)付款信息從總帳中解放出來(lái)，同時(shí)與總帳系統(tǒng)保持高度的集成。u;;;;實(shí)現(xiàn)對(duì)供給商發(fā)票和其他有關(guān)付款單據(jù)的有效治理，對(duì)供給商余額和其他財(cái)務(wù)信息進(jìn)行有效的跟蹤，并據(jù)此完成有關(guān)的資金安排。u;;;;實(shí)現(xiàn)對(duì)銀行存款和現(xiàn)金的有效治理，保證資金運(yùn)行的安全性，流動(dòng)性和收益性。要害流程改進(jìn)分析u;;;;;目前業(yè)務(wù)流程中最大的問(wèn)題是法人實(shí)體混淆的問(wèn)題，必須確保在未來(lái)的流程中業(yè)務(wù)實(shí)體的一致性，確保財(cái)務(wù)信息和實(shí)物信息的一致性。u;;;;目前會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)中大量存在著現(xiàn)金收付制的影子，必須改進(jìn)財(cái)務(wù)核算的流程，嚴(yán)格按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則準(zhǔn)確及時(shí)的進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。u;;;;對(duì)大量的日常應(yīng)付款核算業(yè)務(wù)做出明晰的書面的流程規(guī)范，制定發(fā)票付款，費(fèi)用報(bào)銷，預(yù)付款和其他相關(guān)的業(yè)務(wù)操作規(guī)定，明確各方的業(yè)務(wù)職責(zé)和審批權(quán)限。u;;;;目前會(huì)計(jì)部門是在發(fā)票等原始憑證經(jīng)總經(jīng)理審批后才對(duì)其進(jìn)行審核，建議財(cái)務(wù)對(duì)金額較大實(shí)際業(yè)務(wù)憑證進(jìn)行審核的時(shí)間放在總經(jīng)理審批發(fā)票時(shí)間之前。實(shí)施難點(diǎn)u;;;;;財(cái)務(wù)部門和實(shí)物治理部門的協(xié)調(diào)一致是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功的一個(gè)重要因素。u;;;;;業(yè)務(wù)流程規(guī)范的進(jìn)度嚴(yán)重的影響著ERP系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)，非凡是法人實(shí)體不進(jìn)行明確的區(qū)分將導(dǎo)致系統(tǒng)信息的混亂。 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